Agences de Travail Temporaire : Et si le RGPD devenait un atout pour vous ?
4 consonnes… 4 consonnes bien mystérieuses… 4 consonnes qui soulèvent beaucoup de questions… 4 consonnes qui font peur… En particulier dans le monde des RH !
Le Règlement Général sur la Protection des Données – mais est-ce vraiment plus clair en toutes lettres ?! – fait désormais partie de notre quotidien. En tant que particulier, elle nous protège, en tant que professionnel, elle peut faire peur !
Ici, chez VIAWEB CONSULTING RH, nous sommes du genre à voir le verre à moitié plein ! Alors dès que nous avons entendu ces 4 consonnes, nous avons cherché comment les tourner à notre avantage et à celui de nos clients ! Et figurez-vous qu’autour d’une discussion avec une connaissance de longue date, nous avons trouvé !
Jean-Baptiste Garin, gérant de MYDIGITPLACE, notre partenaire sur ce projet, vous explique tout !
La gestion des données personnelles, quels impacts pour les agences de travail temporaire ?
« Aujourd’hui, une agence de travail temporaire brasse énormément de données personnelles puisque l’humain est son cœur de métier. Le milieu RH est donc très impacté par le RGPD notamment par le caractère « sensible » des données collectées.
C’est typiquement le cas des informations sur la santé. Lors de la phase de recrutement, l’agence note les numéros de carte vitale, mais aussi des données liées à des accidents du travail ou un handicap. Dans le cas de collecte de ce type de données, et afin d’être en conformité avec le RGPD, il faut prévoir des mesures contraignantes et parfois difficiles à mettre en œuvre pour les agences de travail temporaire.
Un autre impact lié à l’activité particulière de l’agence d’intérim, c’est l’immédiateté. Les recruteurs doivent déléguer le plus rapidement possible tout en respectant la législation qui parfois, impose des contraintes de temps difficilement gérables. Dans ce cas, il faut trouver des solutions pour se positionner au regard de la loi et pouvoir justifier de la collecte d’informations de type sensible en amont. Par exemple, des données nécessaires à l’édition d’un contrat de travail récoltées au moment du recrutement, afin de gagner un temps précieux.
Il y a aussi des contraintes plus globales, car dans un monde où la cybersécurité est très importante, les bases de données des agences d’intérim sont une mine d’or pour les hackers ! En effet, le patrimoine numérique d’une entreprise de travail temporaire la valorise, mais uniquement si celui-ci sécurisé.
En plus de vous mettre en phase avec la loi, maitriser la gestion des données protège votre entreprise. Aujourd’hui, 35% des incidents de cybersécurité sont dus à une mauvaise manipulation d’un salarié. Avoir dans son équipe un salarié qui n’est pas sensibilisé au RGPD, c’est prendre un risque. Un exemple concret : votre salarié envoie un email à l’ensemble de ses intérimaires sans mettre en copie cachée les adresses. C’est un cas de fuite de données que l’on doit rapporter à la CNIL dans les 72h et cela peut entraîner des conséquences très graves pour votre entreprise puisqu’elle risque une amende de 4% de son chiffre d’affaires global.
Une bonne gestion des données dans votre entreprise est donc cruciale pour vous protéger, mais pas seulement ! Vous pouvez également en faire un véritable atout commercial !
Côté client, vous dégagez une image rassurante et sérieuse. De la même façon, côté candidat, vous les rassurez en disant « nous respectons vos données, vous ne prenez aucun risque à nous transmettre votre identité ». Nous pouvons tous être victimes de cyberharcèlement, de mailings indésirables, de tentatives de phishing… Les personnes sont de plus en plus regardantes sur ce que l’on fait de leurs données. Du coup, une agence conforme à la réglementation, va montrer un côté vertueux qu’un confrère ne montrera peut-être pas. Et dans ce cas, un profil sensible à la protection de sa vie privée pourra décider de travailler avec cette agence plutôt qu’une autre parce qu’il se sentira plus en confiance. »
Bon ok, mais la mise en place de cette conformité semble quand même très compliquée, non ?
Et bien même pas !
DATA+ RH : la solution VIAWEB CONSULTING RH & MYDIGITPLACE
« MYDIGITPLACE est un cabinet de conseil en protection des données et cybersécurité. Avec une équipe d’experts en protection des données, un consultant en cybersécurité et des juristes en droit du numérique. Notre travail consiste à mettre en œuvre le règlement général (RGPD) chez nos clients.
Du fait de mes expériences passées, j’ai une sensibilité au milieu des RH, et particulièrement du monde de l’intérim. C’est d’ailleurs dans ce cadre que j’ai fait la connaissance de Franck Gaborieau dans les années 2010, lorsqu’il m’a recruté en tant que responsable d’agence de travail temporaire.
Au début de cette année 2021, lorsque nous avons fait la mise en conformité de VIAWEB CONSULTING RH et de l’outil JOB+, nous avons eu l’idée avec Franck de mettre en œuvre la création d’un nouveau logiciel : DATA+ RH. Un logiciel qui s’adresse aux entreprises de travail temporaire et qui va permettre d’agréger l’ensemble des agences d’un même groupe dans le cadre du RGPD à travers un pilotage qui inclut tous les salariés dans la mise en œuvre du chantier grâce à différents modules.
Des modules classiques obligatoires : registre des traitements, des sous-traitants… Mais aussi des modules participatifs comme le module formation qui permet de sensibiliser l’ensemble des salariés à la protection des données et à la cybersécurité au travers de questionnaires.
Au-delà de ça, pour donner un véritable atout aux agences d’intérim, nous produisons des documents qui vont permettre d’améliorer leur compétitivité commerciale. Par exemple, un livret de l’intérimaire. En effet, aujourd’hui, un intérimaire délégué chez un client peut être amené à utiliser un outil informatique et devenir un risque. Pouvoir assurer que vos intérimaires sont sensibilisés à la réglementation et aux bonnes pratiques de l’informatique devient donc un véritable atout commercial.
Nous avons travaillé sur la personnalisation des standards de documentation du travail temporaire. Par exemple la charte d’utilisation du système d’information, ou celle des sous-traitants qui sont préaudités sur leur conformité puisque l’agence d’intérim est responsable en cas de perte de données. Ce travail permet de soulager l’agence dans le déploiement de la réglementation et de la sécuriser au maximum.
DATA+ est donc né de la collaboration de MYDIGITPLACE et VIAWEB CONSULTING RH. MYDIGITPLACE apportant l’ingénierie logicielle avec notre outil qui est la base de travail combiné à notre expertise juridique en matière de gestion des données personnelles. VIAWEB CONSULTING RH apportant son expérience de dans le développement d’outils de performance pour les agences de travail temporaires et sa connaissance parfaite du métier !
De nombreuses réunions et d’échanges ont été nécessaires pour que cet outil réponde au plus proche des besoins des entreprises de TT. Un travail de plusieurs mois d’analyse du fonctionnement d’une agence d’intérim, des contraintes liées au métier, de comment se positionner règlementairement… MYDIGITPLACE a conceptualisé l’idée, et met à disposition ses ressources d’expertise si besoin. VIAWEB CONSULTING RH est quant à lui le porteur exclusif de la solution sur le marché du travail temporaire. »
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